Mehr als Formulare digitalisieren
Papierformulare sind isoliert: Sie haben keinen Status, keine Verknüpfungen, keine Erinnerungen und keinen Prüfpfad. UDM wandelt jedes Formular in ein vernetztes Prozessobjekt um — mit Statusverfolgung, automatischen Verknüpfungen zu Mitarbeitern, Fahrzeugen oder Standorten, konfigurierbaren Benachrichtigungen und integrierten Auswertungen. Das Ergebnis: Aus einem Blatt Papier wird ein nachvollziehbarer, auswertbarer Geschäftsprozess.
Von zwei Seiten Papier zur kompletten Anwendung
Am Beispiel einer realen Schadensmeldung: Ein zweiseitiges Papierformular wird in UDM zu einer Listenansicht, einem strukturierten Eingabedialog mit Unterdialogen und einem Dashboard.
Ausgangslage: Formular „Schadensmeldung“ (2 Seiten)
Seite 1
Meldung
☐ Zusammenstoß ☐ Unfall ☐ Personenunfall
Betriebshof:
Fahrzeugnr.:
Fahrer: Pers.Nr.:
Tag/den: Uhr:
Auf der Fahrt:
Hergang
Schäden am eigenen Fahrzeug: ________
Skizzenfeld:
Unterschrift Fahrer:
Datum:
Seite 2
Witterung:
☐ sonnig ☐ Schneefall ☐ Dämmerung ☐ Nacht
☐ Trockenheit ☐ Nässe ☐ nebelig ☐ Regen
☐ windig ☐ Schnee ☐ Eis
Zusammenstöße mit fremden Fahrzeugen
Art: _______ Kennzeichen: _______
Personenschäden
| Name | Beruf | Wohnung | Alter | Verletzung |
|---|
| | | | | |
| | | | | |
Stellungnahme des Betriebsleiters
Unterschrift Betriebsleiter:
Datum:
*) Zutreffendes bitte unterstreichen
Wird in UDM zu einer vollständigen Fachanwendung
Ergebnis 1: Die Übersicht aller Schadensmeldungen
UDM — Universal Data Manag…
UDM * Schadensmeldungen * dvg…
| Datum | Fahrzeug | Fahrer | Art | Ort | Witterung | Fremdfahrzeug | Status | Bemerkung |
| 15.04.2026 | Wg 4023 | Müller, T. | Zusammenstoß | Königstr. | Nässe, Dämmerung | DU-KM 1234 | In Bearbeitung | Frontschaden li. |
| 12.04.2026 | Wg 4051 | Schmidt, A. | Personenunfall | Hbf Vorplatz | sonnig | | Erledigt | Fahrgast gestürzt |
| 08.04.2026 | Wg 4012 | Weber, K. | Unfall | Meidericher Str. | Trockenheit | | Gemeldet | Seitenspiegel |
| 03.04.2026 | Wg 4037 | Braun, S. | Zusammenstoß | Friedrich-Ebert-Str. | Regen | DU-AB 5678 | Erledigt | |
| 28.03.2026 | Wg 4023 | Müller, T. | Unfall | Bismarckstr. | Nässe | | Erledigt | Heckschaden |
| 21.03.2026 | Wg 4008 | Fischer, D. | Zusammenstoß | Sternbuschweg | sonnig | DU-XY 9012 | Erledigt | |
Ergebnis 2: Der Eingabedialog mit Unterdialogen
UDM * Schadensmeldungen * dvg…
Meldung
Personenschäden 1
Augenzeugen 2
Fotos 3
Stellungnahme
Ergebnis 3: Das Dashboard
UDM * Schadensmeldungen * dvg…
23
Meldungen gesamt
Q1 2026
78%
Abschlussquote
18 von 23
3,2
Ø Tage bis Erledigung
Ziel: < 5 Tage
Meldungen pro Monat (2026)
Top-Fahrzeuge
| Wg 4023 | 4 Meldungen |
| Wg 4051 | 3 Meldungen |
| Wg 4012 | 2 Meldungen |
| Wg 4037 | 2 Meldungen |
| Wg 4008 | 1 Meldung |
Schnell und unkompliziert vom Papierformular zur digitalen Fachanwendung
Aus zwei Seiten Papier entsteht eine vollständige Anwendung: Listenansicht mit Status und Filter, strukturierter Eingabedialog mit Unterdialogen für Personenschäden, Augenzeugen und Fotos, sowie ein Dashboard mit Kennzahlen und Auswertungen.
So wird aus Papier ein Prozess
Fünf Schritte von der Analyse des bestehenden Formulars bis zur produktiven Nutzung.
Bestehendes Formular analysieren
Felder, Abhängigkeiten und Empfänger des Papierformulars werden erfasst. Welche Daten werden eingetragen, wer unterschreibt, wohin geht das Formular danach?
Datenobjekt und Dialog konfigurieren
In der UDM-Administration werden Felder, Feldtypen und der Dialog angelegt. Pflichtfelder, Vorbelegungen und Plausibilitätsprüfungen werden direkt konfiguriert.
Verknüpfungen herstellen
Das digitale Formular wird mit bestehenden Datenobjekten verbunden: Mitarbeiter, Fahrzeuge, Standorte, Veranstaltungen. So entsteht ein vernetzter Prozess statt eines isolierten Blatts.
Automatisierung ergänzen
Benachrichtigungen, Erinnerungen, Statuswechsel und Genehmigungsschritte werden konfiguriert. Was bisher per Unterschrift und Hauspost funktionierte, wird ein nachvollziehbarer Workflow.
Freigabe und Nutzung
Der neue Prozess steht im Browser und auf dem Smartphone bereit. Feinarbeiten — zusätzliche Auswertungen, Berichte, Anpassungen — erfolgen iterativ im laufenden Betrieb.
Vorher und Nachher
Drei Beispiele aus der Praxis zeigen, wie sich der Umgang mit Formularen grundlegend verändert.
Typische Formulare aus der Praxis
Diese Formulare stammen aus realen Kundenprojekten. Jedes wurde in UDM übernommen und um digitale Fähigkeiten erweitert.
Was sich ändert
Die Digitalisierung eines Formulars verändert sechs grundlegende Aspekte.
Von isoliert zu vernetzt
Jedes Formular wird Teil eines größeren Zusammenhangs — verknüpft mit Mitarbeitern, Fahrzeugen, Standorten und Vorgängen.
Von Papier zu Prozess
Statusverfolgung, Genehmigungsschritte und automatische Benachrichtigungen ersetzen die manuelle Weitergabe.
Von Ordner zu Auswertung
Alle erfassten Daten stehen sofort für Berichte, Kennzahlen und Dashboards zur Verfügung.
Sofort im ganzen Haus verfügbar
Jeder Mitarbeiter nutzt das digitale Formular direkt im Browser — am Schreibtisch, in der Werkstatt oder unterwegs auf dem Smartphone. Keine Installation, keine App, kein Rollout.
Gleichzeitig arbeiten, alles synchron
Mehrere Mitarbeiter erfassen, bearbeiten und genehmigen gleichzeitig. Jeder sieht den aktuellen Stand. Keine doppelten Einträge, keine verlorenen Formulare, keine Wartezeiten.
Zugriff per Berechtigung, nicht per Ordner
Wer was sehen und bearbeiten darf, wird über Rollen gesteuert — bis auf Feldebene. Der Fahrer meldet den Schaden, der Betriebsleiter sieht die Stellungnahme, die Werkstatt den Auftrag.
Formulare als Einstieg, Plattform als Ziel
Jedes digitalisierte Formular ist sofort Teil der UDM-Plattform. Wenn später weitere Module hinzukommen, wachsen die Formulare mit — oder werden überflüssig, weil der Prozess vollständig digital läuft.
Heute: Formular digitalisieren
Der Unterweisungsnachweis wird als digitales Formular erfasst. Teilnehmer, Themen und Unterschriften sind sofort dokumentiert und auswertbar.
Morgen: Modul ergänzen
Das Schulungsmanagement kommt hinzu. Die bereits erfassten Unterweisungen fließen direkt in die Qualifikationsprofile der Mitarbeiter ein — ohne erneute Erfassung.
Übermorgen: Formular entfällt
Der Nachweis wird jetzt automatisch aus der Schulung generiert. Digitale Unterschrift, Fristenverwaltung und Compliance-Berichte ersetzen das separate Formular vollständig.
Konkretes Beispiel: Ein Kunde digitalisiert zunächst den Unterweisungsnachweis als Formular. Später führt er das Schulungsmanagement ein — die bereits erfassten Unterweisungen fließen direkt in die Qualifikationsprofile der Mitarbeiter ein. Der Nachweis als separates Formular entfällt, weil er jetzt automatisch aus der Schulung generiert wird.
Tempo der Übernahme
Der integrierte KI-Assistent von UDM kann ein Formular innerhalb von Minuten analysieren und als Datenobjekt mit Dialog anlegen. Die manuelle Feinarbeit — Verknüpfungen, Automatisierungen, Auswertungen — skaliert je nach Komplexität.
KI-ASSISTENT
Formularübernahme mit KI-Unterstützung
In Minuten
Der KI-Assistent von UDM analysiert ein bestehendes Formular (PDF, Word-Vorlage, Scan oder Beschreibung), erkennt die Felder, Feldtypen und Abhängigkeiten und erstellt daraus automatisch das Datenobjekt mit passendem Dialog. Das Ergebnis steht innerhalb von Minuten bereit und kann sofort genutzt oder verfeinert werden.
Formular hochladen
PDF, Word, Scan oder Beschreibung
KI analysiert
Felder, Typen und Struktur werden erkannt
Sofort nutzbar
Datenobjekt + Dialog stehen bereit
Anschließende Feinarbeit je nach Komplexität
EINFACH
Beantragung freier Tage
2–4 Stunden
Papierformular: 1 Seite. Personalnummer, Name, Datumsbereich (von/bis), Unterschrift Antragsteller, Checkbox „Dienstplanänderung KV/Straße“, Checkbox „zugestimmt/abgelehnt“, Unterschrift Sachbearbeiter.
In UDM: Ein Datenobjekt mit 5 Feldern + Genehmigungsstatus. Dialog mit Mitarbeiter-Auswahl (statt Personalnummer), Datumsbereich, automatische Kontingentprüfung. Genehmigung per Klick durch Sachbearbeiter mit automatischer Benachrichtigung. Saldoübersicht sofort verfügbar.
Konfigurationsaufwand: Datenobjekt (30 Min.) + Dialog (1 h) + Ansicht (30 Min.) + Benachrichtigung (30 Min.)
MITTEL
Schadensmeldung
1–2 Tage
Papierformular: 2 Seiten. Betriebshof, Fahrzeugnummer, Fahrer mit Personalnummer, Unfallzeitpunkt und -ort, Streckengleis, Hergang (Freitext), Skizzenfeld, Witterungsverhältnisse (12 Checkboxen), Augenzeugen, Zusammenstoß mit Fremdfahrzeugen (Kennzeichen, Art), Personenschäden (Tabelle), Stellungnahme des Betriebsleiters.
In UDM: Datenobjekt mit ~20 Feldern + Verknüpfung zum Fahrzeug und Fahrer (statt manueller Eingabe). Fotoupload statt Skizzenfeld. Witterung als Mehrfachauswahl. Personenschäden als Kindertabelle. Automatische Benachrichtigung an Betriebsleiter. Statusverfolgung: gemeldet → in Bearbeitung → erledigt. Auswertung: Schäden pro Fahrzeug/Linie/Zeitraum.
Konfigurationsaufwand: Datenobjekt (2 h) + Dialog mit Kindertabellen (3 h) + Fahrzeugverknüpfung (1 h) + Benachrichtigungen (1 h) + Auswertung (2 h)
KOMPLEX
Unterweisungsnachweis
3–5 Tage
Papierformular: 1 Seite, aber inhaltlich komplex. Rechtsgrundlage (§4 UVV / §12 ArbSchG), Firma, Abteilung, Ausbilder, Datum, Unterscheidung Erstunterweisung/Wiederholung (mind. jährlich), Thema und Stichworte (Fahrersitzbelplätze, Betriebshofverhalten, Brandfall, Gefährdungsbeurteilung), Teilnehmerliste mit Unterschriften (~15 Zeilen), Unterschrift Unterweisender.
In UDM: Mehrere verknüpfte Datenobjekte: Unterweisung (Stammdaten, Thema, Rechtsgrundlage) + Teilnehmer (Zuordnungstabelle zu Mitarbeitern) + Qualifikationsprofil (automatischer Eintrag pro Mitarbeiter). Jährliche Wiederholung als Fristenregel mit automatischer Erinnerung 4 Wochen vorher. Compliance-Bericht: Welche Mitarbeiter haben welche Unterweisung wann zuletzt erhalten? PDF-Nachweis aus Vorlage generierbar.
Konfigurationsaufwand: 2 Datenobjekte (3 h) + Dialoge mit Zuordnungstabelle (4 h) + Fristenregeln (2 h) + Qualifikationsverknüpfung (3 h) + Berichte (4 h) + PDF-Vorlage (2 h)
Iteratives Vorgehen: Die Grundversion wird schnell produktiv geschaltet. Zusätzliche Auswertungen, Berichte und Automatisierungen werden schrittweise im laufenden Betrieb ergänzt. Die Zeitangaben beziehen sich auf die Erstkonfiguration.
Was jedes digitalisierte Formular automatisch mitbringt
Diese Funktionen sind Bestandteil der UDM-Plattform und stehen für jeden digitalisierten Prozess bereit.
Änderungsprotokoll
Jede Änderung wird automatisch protokolliert — wer hat wann was geändert.
Berechtigungen
Rollenbezogener Zugriff bis auf Feldebene. Wer darf was sehen und bearbeiten.
PDF-Export
Berichte und Einzeldokumente als PDF generieren — aus konfigurierbaren Vorlagen.
Mobile Nutzung
Browserbasiert, funktioniert auf jedem Gerät. Auch vor Ort erfassbar.
Dateianhänge
Fotos, Dokumente und Scans direkt zum Vorgang hochladen und verknüpfen.
Volltextsuche
Jeden Vorgang sofort finden — über alle Felder und Anhänge hinweg.
Was UDM bei der Formulardigitalisierung abdeckt
| Bereich | Leistungsumfang |
|---|
| Formularübernahme | Bestehende Papier- und PDF-Formulare als Datenobjekte mit Dialogen abbilden |
| Verknüpfungen | Automatische Verbindung zu Mitarbeitern, Fahrzeugen, Standorten und Vorgängen |
| Workflows | Genehmigungsschritte, Statusverfolgung und automatische Benachrichtigungen |
| Fristenverwaltung | Ablaufdaten mit konfigurierbaren Erinnerungen und Eskalationen |
| Berichtswesen | Auswertungen, Dashboards und PDF-Berichte aus konfigurierbaren Vorlagen |
| Dateianhänge | Fotos, Dokumente und Scans direkt am Vorgang speichern |
| Berechtigungen | Rollenbezogener Zugriff bis auf Feldebene, Änderungsprotokoll |
| Mobile Nutzung | Browserbasiert, auf allen Geräten nutzbar |
| Datenimport | Bestehende Daten aus Excel, CSV oder Datenbanken übernehmen |
| Einführungszeit | Einfache Formulare in Stunden, komplexe Prozesse in wenigen Tagen produktiv |
Sofort einsatzbereit, jederzeit erweiterbar
Jedes digitalisierte Formular kann individuell angepasst und erweitert werden.
Schneller Produktivstart
Die Grundversion steht nach der Analyse bereit. Bestehende Daten können per Import übernommen werden.
Frei konfigurierbar
Eigene Felder, zusätzliche Auswertungen und neue Berichte lassen sich jederzeit ergänzen.
Ihre Daten, Ihr System
Alle Daten liegen in Ihrer eigenen Datenbank. Vorgänge und Auswertungen sind jederzeit exportierbar.
Eine Plattform, viele Anwendungsfälle
Die Formulardigitalisierung ist nur ein Einstieg. Auf derselben Plattform lassen sich weitere Fachbereiche abbilden.
Personal und Qualifikation
Schulungsmanagement, arbeitsmedizinische Vorsorge, betriebliche Unterweisungen
Fahrzeuge und Technik
Fahrzeugstammdaten, Prüffristen, Werkstattaufträge, Mängelerfassung
Betrieb und Einsatzplanung
Dienstplanung, Verfügbarkeitsmanagement, Leistungserfassung
Compliance und Nachweise
Lückenlose Änderungshistorie, Dokumentenmanagement, Fristensteuerung
Hinweis zur Datenmigration: Bestehende Daten aus Excel-Tabellen, Datenbanken oder anderen Systemen können im Rahmen der Einführung importiert werden.
Hinweis zu den Beispielen: Die gezeigten Formulare stammen aus realen Kundenprojekten im öffentlichen Nahverkehr. Die gleichen Prinzipien lassen sich auf beliebige Branchen und Formulare anwenden.